Informativa sul trattamento dati personali ex art. 13 Regolamento UE 2016/679
La Società Assist Digital S.p.A. (“Assist” o “Società”), con sede legale in Milano, Via Angelo Inganni, 93, in qualità di Titolare del trattamento (“Titolare”) ed in conformità alle disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali n. 679/2016 (“GDPR” o “Regolamento”) e della normativa nazionale applicabile (“Normativa Privacy”), desidera informarLa in merito al trattamento dei suoi dati personali che avverrà in relazione all’evento Frontline Experience Management (“Evento”).
1. Principi applicabili al trattamento dei suoi dati personali
Ai sensi dell’art 5 del Regolamento Europeo n. 16/679 i Suoi dati saranno trattati in modo:
a) lecito, corretto e trasparente;
b) esatto ed in ogni caso, se necessario, aggiornati;
c) pertinente e non eccedente rispetto alle finalità perseguite dal Titolare in relazione al Trattamento stesso.
2. Dati oggetto del trattamento
I dati che la Società potrà trattare sono:
· Nome, Cognome;
· Società in cui si presta attività lavorativa, società di appartenenza;
· E-mail;
3. Finalità di trattamento
I dati raccolti ed elencati nel punto 2 della presente informativa saranno utilizzati per le seguenti, distinte, finalità:
a) registrazione e organizzazione dell’evento e delle attività ad esso collegate, tra cui la gestione del catering relativo al morning coffee ed al light lunch;
b) attività successiva, e facoltativa, di marketing diretto (e-mail, attività promozionale, offerte commerciali) effettuata dal Titolare;
c) trasmissione dei dati, facoltativa, al Titolare autonomo con sede negli Stati Uniti (USA) Qualtrics LLC, per proprie attività di marketing diretto. Sarà premura di Qualtrics LLC, in caso di Suo consenso, fornire apposita informativa relativa alle attività di marketing autonomamente svolte.
4. Base giuridica per il trattamento
I dati personali oggetto del presente trattamento saranno trattati, a seconda delle differenti finalità, con le basi giuridiche di seguito proposte ed elencate in corrispondenza alle rispettive finalità come descritte nel punto 3.:
a) Il trattamento dei dati personali conferiti per l’iscrizione e la partecipazione alle attività dell’Evento è effettuato sulla base dell’effettivo svolgimento della prestazione richiesta dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, comma 1 lett. b) del GDPR (“il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”).;
b) La base giuridica per il trattamento dei dati personali indicati al punto 3, lettera b) della presente informativa è il consenso liberamente espresso dall’interessato tramite selezione della casella preposta, ai sensi dell’art. 6 lett. a) GDPR (“l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;
c) La base giuridica per il trattamento dei dati personali indicati al punto 3, lettera c) della presente informativa è il consenso liberamente espresso dall’interessato tramite selezione della casella preposta, ai sensi dell’art. 6 lett. a) GDPR (“l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
5. Modalità di trattamento
I suoi dati verranno trattati utilizzando strumenti manuali nonché strumenti automatizzati, anche mediante l’inserimento di essi in banche dati, archivi, piattaforme, idonei alla memorizzazione e gestione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità.
I Suoi dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate a tale trattamento della Società. Sono state previste misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’art 32 del Reg. Eu n. 16/679, al fine di prevenire la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.
I suoi dati non saranno soggetti a decisioni automatizzate in merito alla finalità sopra indicata.
6. Comunicazione e trasferimento dei dati
Alcune società terze, di organizzazione eventi, catering e società informatiche che svolgono attività di manutenzione sui programmi/piattaforme della Società, potrebbero venire a conoscenza dei suoi dati, e pertanto sono state designate Responsabili del trattamento ai sensi dell’art 28 del GDPR.
In caso di necessità, i Suoi dati potranno essere comunicati a Studi legali, consulenti, professionisti collaboratori del Titolare, nonché alle Autorità pubbliche in caso di richiesta.
Potrà richiedere l’elenco preciso di ogni Responsabile coinvolto nel trattamento dei Suoi dati tramite i canali di comunicazione indicati al punto 8 della presente informativa.
7. Periodo di conservazione
I Suoi dati saranno conservati dal Titolare per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte ed in ogni caso per un tempo non superiore a 24 mesi per ognuna delle finalità elencate nel punto 3 della presente informativa, salvo in caso di esercizio dei diritti di cui al paragrafo 8.
In ogni caso i Suoi dati potranno essere trattati per obblighi di legge ed esercizio di diritti anche in sede giudiziaria da parte della Società.
8. Diritti degli Interessati
Lei, in qualità, di interessato al trattamento dei dati personali potrà esercitare in qualunque momento, i diritti a lei espressamente riconosciuti dal Regolamento europeo, in particolare:
a) Il diritto di accesso ai dati personali (art. 15): al fine di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano ed in tal caso, ottenere l'accesso ai dati personali ed alle seguenti informazioni: finalità del trattamento; le categorie di dati personali in questione; i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste da tale trattamento per l'interessato, dell'esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell'articolo 46 relative al trasferimento dei dati all’estero;
b) Il diritto di rettifica (art.16) e di integrazione dei dati personali inesatti o incompleti che la riguardano;
c) Il diritto alla cancellazione (art. 17) dei dati personali che la riguardano qualora: essi non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati o siano tratti illecitamente oppure ancora debbano essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; essi siano stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione di cui all'articolo 8, paragrafo 1; revochi il consenso e qualora non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento; si opponga al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, e non sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si opponga al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2;
d) Il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali (art. 18) quando ricorre una delle seguenti ipotesi: Lei contesti l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; Il trattamento sia illecito e Lei si opponga alla cancellazione dei dati personali e chieda invece che ne sia limitato l’utilizzo; I dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento; Lei si opponga al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto ai Suoi interessi;
e) Il diritto alla portabilità dei dati personali (art. 20) ossia di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento qualora esso si basi sul consenso o su un contratto;
f) Il diritto di opposizione (art.21) in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati che lo riguardano;
Ha inoltre il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo competente (Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali).
Qualora ritenesse di esercitare i diritti sopraelencati, di seguito viene indicato l’indirizzo di posta ordinaria del Titolare: info.databreach.assist@assistidigital.com o all’indirizzo mail Dpo.Assist@assistdigital.com.
9. Il Titolare del Trattamento
Il titolare del trattamento è la Società Assist Digital S.p.a. con sede legale in Via Inganni n. 93, 20147 Milano e potrà contattarla per ogni tematica riguardante i dati personali all’indirizzo di posta sopra riportato o agli indirizzi e-mail riportati al paragrafo 8.
10. Responsabile della protezione dei dati
Codesta Società, ritenendo di primaria importanza la tutela dei dati personali degli interessati, ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO) che potrà essere contattato scrivendo all’indirizzo mail Dpo.Assist@assistdigital.com per ogni tematica riguardante la protezione dei dati personali.